Otimização de processos: 7 dicas para deixar sua empresa mais eficiente

Em tempos de crise, otimização de processos é uma das expressões que mais ganhou força no segmento empresarial. Além de aumentar a produtividade e reduzir custos, otimizar os processos pode melhorar e muito a qualidade percebida dos produtos e serviços do seu negócio. Porém, embora este seja um dos maiores desejos de todas as empresas, muitas estratégias não são implementadas com sucesso.

Preparamos este artigo com 7 dicas para você deixar a sua empresa mais eficiente. Acompanhe!

Mapeie os processos

Você conhece alguém que precisou adiar as férias, uma viagem ou simplesmente ficar na empresa até mais tarde porque apenas ele dominava determinada tarefa ou processo? Isso é mais comum do que se imagina! Se você não quer que isso aconteça, com você ou na sua empresa, o primeiro passo é mapear os processos.

Cada setor deve documentar seus processos e criar fluxos de trabalho. Além de clarear o funcionamento de cada área e da empresa no geral, essa prática possibilita a revisão do fluxo, tornando o processo mais eficiente.

Use a tecnologia

É praticamente impossível pensar em qualquer atividade que não possa ser realizada ou acompanha por algum suporte tecnológico. A tecnologia possibilita a automatização, a verificação ágil de erros, o fácil armazenamento, o acesso e o compartilhamento de informações.

Pesquise exemplos

O mercado está repleto de cases de sucessos e fracassos. Estude processos similares aos seus e aprenda com os erros e acertos dessas empresas. Além de economizar tempo e dinheiro, terá maior chances de obter sucesso.

Adapte sua metodologia

Existem diversas metodologias no mercado, mas a sua empresa deve ser única. Flexibilidade é essencial para obter sucesso com a otimização de processos, então adapte a metodologia ao seu modelo de negócios, à cultura da sua empresa e à sua equipe. Isso tornará as mudanças mais fáceis de serem aceitas pelos seus colaboradores e clientes.

Entenda seu mercado

A otimização de processos é um processo contínuo. Afinal, o mercado está cada vez mais inovador e você precisa estar a par de tudo que acontece na sua área de atuação.

É essencial participar de feiras, cursos, eventos, ler impressos sobre a sua área e participar de grupos de discussão em redes sociais profissionais. Além do networking, você terá maior poder de decisão, visão mais abrangente para realizar o planejamento do negócio e melhor direcionamento para os seus investimentos.

Coordene sua equipe

Você pode contar com o melhor processo, mas só terá os melhores resultados se tiver as pessoas certas nos lugares certos. Tenha em mente que qualquer mudança gera desconforto, mas deixe claro para os colaboradores que esta é a única forma de melhorar a performance.

Treine seus funcionários e envolva-os nas discussões. Como são eles quem executam o processo, bons insigths poderão surgir. Essa atitude também pode encorajá-los a realizar as mudanças, aumentando o engajamento e a colaboração entre áreas.

Tenha foco na otimização de processos

O principal motivo para a otimização de processos é agregar valor para o cliente, e implantar um CRM é uma ótima forma de fazer isso. Com um projeto CRM você consegue personalizar o atendimento ao cliente e oferecer soluções específicas, que vão do relacionamento à criação de produtos e serviços. Se bem utilizado o CRM possibilita a união das áreas de vendas, marketing, finanças e logística, gerando processos integrados, ágeis, mais baratos e com maior qualidade.

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