O que é workflow e por que você deve usar
Na atual era digital, as relações de trabalho exigem um grande dinamismo para que todas as etapas sejam feitas com rapidez, seja do cliente para a empresa ou entre os funcionários de uma mesma organização. Nesse contexto, compreender o que é workflow torna-se imprescindível.
Uma gestão empresarial de qualidade exige, antes de qualquer outra coisa, a otimização de todos os processos da empresa, de modo que haja um alinhamento estratégico eficaz. Saber aproveitar a sinergia entre tecnologia de ponta, funcionários engajados e processos alinhados é o que um empreendimento precisa para se destacar em meio à concorrência.
Para desempenhar corretamente os processos de trabalho de uma organização, é preciso saber planejar e investir corretamente em sistemas que otimizem o fluxo de tarefas. O mapeamento de fluxos de trabalho, ou, como são chamados no mercado, workflows, surge como grande aliado na otimização de tarefas.
Isso acontece porque o desenho dos processos empresariais ajuda os gestores na identificação de gargalos e pontos de melhoria, além de investir recursos onde realmente é necessário. Ficou interessado? Então, continue lendo este artigo para descobrir o que é workflow e saber como essa ferramenta pode mudar a rotina da sua empresa!
O que é workflow?
No cotidiano corporativo, o workflow caracteriza a automação de processos, na qual dados, informações e tarefas passam de colaborador para colaborador, formando uma determinada hierarquia e seguindo regras preestabelecidas. O termo, originado do inglês, ao ser traduzido para o português, significa, literalmente, fluxo de trabalho.
Workflow é, portanto, o desenho de um processo ou uma atividade presente na sua empresa. Vai desde as primeiras estratégias pensadas até as ações de pós-venda. Mapear esses processos é essencial para quem quer melhorar a experiência do usuário em todas as partes do processo de conhecimento e da venda de produtos e serviços.
A utilização de workflows é necessária para facilitar a vida dos gestores e para melhorar os resultados de forma significativa. Essa eficiência aumenta quando há também um sistema para automatizar e auxiliar os gestores nas medições necessárias.
Tais sistemas ajudam a identificar estratégias para surpreender o cliente, melhorar o relacionamento e atendimento, auxiliar a mensuração e o monitoramento, e ajudar na fidelização dos clientes.
Tudo isso por uma razão muito simples: o workflow é um sistema de automação que coloca o cliente como o foco da empresa; ou seja, esse sistema trabalha juntamente ao CRM, o que é essencial para melhorar a vida financeira da organização e gerar resultados cada vez mais positivos.
Por isso, essa tecnologia vem se tornando a grande aliada dos empreendedores que pretendem agilizar ações dentro de seus negócios e ganhar, a cada dia, mais produtividade.
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Como funciona um sistema de workflow?
O sistema workflow traduz os fluxos de trabalho já existentes na empresa em processos que podem ou não ser automatizados. Em seguida, quebra esses processos em tarefas, que são distribuídas entre as pessoas participantes do processo.
Não é apenas uma ferramenta de comunicação ou de troca de informações internas, é um verdadeiro passo a passo de tudo que a empresa faz. É uma maneira eficaz de acompanhar o desenvolvimento do trabalho interno, prever as saídas, melhorar os pré-requisitos das atividades e estimular a comunicação entre áreas.
Quando aplicadas ao cotidiano corporativo, as tecnologias utilizadas pelo workflow não apenas garantem a otimização da comunicação e a troca de dados e informações entre os diferentes departamentos participantes de um mesmo processo. Elas também garantem que toda tarefa desempenhada pela sua empresa seja executada pelo colaborador mais indicado.
Quais as suas vantagens?
As vantagens proporcionadas pelo workflow são inúmeras, mas uma das principais delas é organizar sua empresa com foco no cliente, com atuação bem-feita e que gere resultados. Pense bem, se todos os processos e atuações da empresa estão sistematizados dentro dessa ferramenta, com planejamento e controle por parte dos líderes e gestores, tudo fica muito mais otimizado e eficiente.
O resultado disso é a melhora substancial nas vendas e nos lucros da empresa. Nos tópicos a seguir, informaremos outras vantagens que o workflow pode trazer para o seu negócio.
Faz um gerenciamento com maior fluidez
O workflow proporciona mais agilidade, já que secciona e define bem a tarefa que cada um deve executar. O resultado disso é a diminuição do tempo gasto em cada tarefa, e isso permite que outros projetos sejam antecipados ou, até mesmo, que novos sejam executados.
Otimiza os serviços disponibilizados aos clientes
Ao desempenhar a gestão correta em seu negócio, é possível aprimorar a maneira como as tarefas são feitas. Esse processo pode acontecer de muitas maneiras, como por meio da análise de gráficos ou dos relatórios de produção gerados pelo novo sistema adotado.
Dessa maneira fica mais fácil descobrir as falhas que acontecem em comum nos serviços que seu empreendimento oferece. E isso torna a experiência de trabalhar com a sua empresa mais benéfica.
Economiza capital humano
Quando o foco é direcionado ao que deve ser feito efetivamente, a maior organização obtida resulta em um número menor de etapas — por fim, a lucratividade aumenta e o desgaste da sua equipe diminui.
A automatização sugerida pelo workflow é a melhor alternativa para reduzir custos dentro da sua empresa. Isso porque poupar tempo nas tarefas do cotidiano diminui também recursos humanos e materiais utilizados para fazer com que o fluxo aconteça de maneira mais eficiente.
Elimina etapas desnecessárias
Com a ajuda do workflow, um maior número de etapas desnecessárias é identificado. Isso facilita o processo de definição da ordem com que as tarefas deverão ser realizadas.
Utilizando a automatização nas tarefas do cotidiano corporativo, os funcionários têm suas tarefas redefinidas, caso necessário. Isso torna possível readaptar a função de cada membro da equipe de acordo com suas habilidades.
É possível focar o tempo ativo dos funcionários na gestão focada para o negócio, em vez de desperdiçá-lo com tarefas operacionais. Vale lembrar que, com relatórios de trabalho bem elaborados, é possível buscar melhores soluções para a sua empresa.
Simplifica a comunicação interna
Dois dos fatores que atrapalham o desempenho de uma empresa são a falta de comunicação e os erros que acontecem entre os seus funcionários, e até mesmo entre os gestores. Com a ajuda de um bom software, não é preciso lembrar o que deve ser feito por cada um, pois o sistema mostra automaticamente o status de andamento de cada tarefa.
A automatização da comunicação da equipe corporativa também reduz, de forma drástica, a lentidão em etapas específicas das tarefas do cotidiano da sua empresa.
Ajuda na redução de erros
O aumento na produtividade dos seus funcionários, com o uso dessa estratégia, também está relacionado à redução dos erros que costumam acontecer na realização das tarefas. Ao automatizar as mais burocráticas e diminuir a interferência humana, as várias etapas dos processos corporativos tornam-se cada vez menos suscetíveis a erros.
Com isso, é gerada maior confiabilidade de dados e informações — o que resulta também na redução de falhas na hora de tomar decisões importantes para o futuro do seu empreendimento.
Outro ponto muito importante proporcionado ao adotar essas práticas em sua empresa, é a necessidade de retrabalho em determinadas tarefas. Como essa é reduzida, seus funcionários terão mais tempo para se dedicar a processos considerados mais importantes.
Como ter o workflow na minha empresa?
Para iniciar a automação de processos e funções em uma empresa, é imprescindível efetuar, em primeiro lugar, uma análise minuciosa das tarefas desenvolvidas em seu empreendimento. Cada etapa que seja possível automatizar deve ser previamente analisada para que possa ser escolhida a melhor alternativa para o gerenciamento.
Como constatamos durante este artigo, o workflow traz muitos benefícios para a empresa e simplifica muito o trabalho dos colaboradores. Para iniciar a implementação na sua empresa, é imprescindível realizar a análise.
Mapear todos os processos corporativos do cotidiano da sua empresa é outro ponto fundamental. Com isso, torna-se mais simples identificar quais aspectos necessitam de melhorias. Entenda todos os passos e as informações trocadas entre os participantes.
Como testar as novas mudanças?
Realize um mapeamento de todos os processos corporativos do cotidiano da sua empresa. Dessa maneira, é mais simples identificar quais aspectos necessitam de melhorias.
É imprescindível modelar todas as etapas de um processo, eliminar desperdícios, retrabalhos e poupar tempo. Estabeleça uma nova e melhorada rotina corporativa para sua equipe.
Mobilize toda a equipe para testar os softwares escolhidos e executar as novas etapas definidas. Dessa maneira, é possível verificar o que deu certo e o que não funcionou da maneira esperada. Por fim, faça as alterações necessárias para atingir suas metas.
Vale ressaltar que, assim como em muitas tecnologias, o workflow é uma estratégia que necessita de um processo de melhoria constante. São necessárias revisões periódicas dos resultados obtidos e, conforme for, deve-se mudar a estratégia.
O workflow, assim como qualquer tipo de sistema, é feito a partir de um software para computadores que define tudo que deve ser automatizado dentro da empresa. Basta contratar esse serviço e começar a trabalhar nele com a consultoria da empresa que lhe vendeu a ferramenta.
Existem alguns softwares disponíveis no mercado, mas o ideal é pesquisar sobre cada um deles e descobrir qual atende melhor a situação específica da sua empresa. Os próprios vendedores desse software poderão lhe ajudar nessa tarefa.
Saber o que é workflow e como implementá-lo em sua empresa corretamente são pontos importantíssimos para entender sobre como a tecnologia pode ajudar a otimizar as tarefas e os resultados da sua empresa.
Quanto mais automatizado for o seu jeito de trabalhar, melhores resultados vão aparecer e os lucros, certamente, aumentarão.
Qual a importância do BPM para a gestão de processos da empresa?
Já tivemos a oportunidade de ver, ao longo deste artigo, que a gestão de processos de negócio envolve organizar um conjunto complexo de tarefas executadas por humanos, ou por sistemas, com a finalidade de entregar valor ou oferecer suporte a outros processos internos ao longo de toda a jornada do cliente — desde o primeiro contato com a marca até o pós-venda, acompanhando toda a sua trajetória.
As ferramentas tecnológicas voltadas à automação são extremamente importantes em mercados competitivos ou, ainda, para atender clientes cada vez mais exigentes. Não é nenhum segredo que a tecnologia alçou a eficácia dos processos a um novo patamar.
No entanto, não podemos nos esquecer de que a tecnologia é uma ferramenta. Como qualquer outra ferramenta, teremos dificuldades em atingir nossos objetivos se não a empregarmos da forma correta.
Uma colher é uma ferramenta extremamente eficaz para a alimentação, mas já pensou se tentarmos cavar um poço com ela? Essa é a grande importância de uma estratégia consolidada de BPM dentro da empresa. Ela permite o gerenciamento e o alinhamento de todos os recursos tecnológicos e humanos.
O que é BPM?
BPM é uma sigla que representa a expressão inglesa “Business Process Management” ou algo como gestão de processos de negócio, em tradução para o português. Como o próprio nome já sugere, o BPM nada mais é do que o conjunto de técnicas, conhecimentos e tecnologias aplicados à gestão dos processos empresariais.
Em outras palavras, o BPM é a postura que a empresa adota com relação aos seus processos internos e externos. Trata-se de um olhar atento e constante que procura captar as principais características sobre como eles são executados na prática.
Tudo isso, é claro, com a finalidade de trazer a tona informações que podem ser utilizadas para desenhar modelos de processos mais eficientes e corrigir erros e falhas, cometidos tanto por funcionários como por sistemas de computador.
Além do compromisso com as melhorias, o BPM também pode ajudar o gestor no processo de tomada de decisões estratégicas dentro da entidade. Hoje, mais do que nunca, sabemos que as boas decisões nascem quando o gestor está amparado em informações confiáveis sobre o desempenho do negócio.
Quais são os benefícios trazidos pelo BPM?
A primeira grande vantagem associada à implementação de uma estratégia eficiente de BPM é o aumento na transparência da execução de todas as tarefas dentro dos processos de negócios da empresa. Isso é importante para que o gestor possa identificar exatamente em que ponto da jornada do cliente estão ocorrendo erros ou falhas.
Além disso, quando aliamos a boa gestão ao poder da tecnologia, criamos um ambiente em que todos os atos praticados por colaboradores passam a ser rastreáveis. Isso é importante para nos livrar de um ambiente regido pela sensação de impunidade ou falta de consequências, de modo mais amplo.
Outra grande vantagem é o aumento do controle administrativo sobre as tarefas empresariais, já que podemos acompanhar, em tempo real, o andamento dos processos. Para muitas empresas, esse é um ponto fundamental porque permite com que o serviço ou produto seja fornecido nas quantidades e qualidades solicitadas no momento da compra, garantindo que o cliente vá levar exatamente o que pediu.
Por fim, podemos mencionar, ainda, que a gestão de processos de negócio também ajuda a organização a cortar custos, principalmente com a automação de tarefas. E o mais importante de tudo é que esse corte de despesas não prejudica a produtividade. Muito pelo contrário! A gestão eficaz, aliada à tecnologia, tem tudo para aumentar ainda mais a produtividade dos diversos setores empresariais.
Quais são as semelhanças entre BPM e workflow?
Muitas pessoas acabam usando as expressões BPM e workflow como sinônimas. A confusão se justifica, na medida em que existem muitas semelhanças entre os dois conceitos. Poderíamos dizer até que ambos existem para resolver o mesmo problema dentro da rotina operacional de uma organização.
Podemos entender processos como um conjunto complexo de atos praticados por seres humanos ou robôs de forma ordenada, de modo a agregar valor ao serviço ou produto final ou, então, amparar outras necessidades não relacionadas diretamente com a atividade-fim do negócio.
É claro que essas atividades podem ser geridas manualmente. No entanto, esse tipo de abordagem acaba fazendo com que a organização perca em qualidade, produtividade e presteza. Isso, por sua vez, também acaba diminuindo a sua competitividade no mercado.
Por isso, de alguns anos para cá, muitos gestores têm voltado a sua atenção ao BPM e ao workflow, duas ferramentas desenhadas especificamente para garantir a máxima eficiência e o melhor funcionamento possível das engrenagens que movimentam os processos internos.
Quais são as diferenças entre BPM e workflow?
A principal diferença entre os dois conceitos não está exatamente na substância ou no conteúdo, mas na forma como se apresentam para o gestor. O BPM tem um escopo mais amplo, preocupando-se em identificar, desenhar, executar, documentar, medir, monitorar, controlar e melhorar os processos da empresa, alinhando suas práticas para alcançar os resultados pretendidos e as metas estratégicas da entidade.
Já o workflow, por sua vez, é uma tecnologia voltada para uma finalidade bem mais específica: automatizar processos que não precisarem de intervenção humana e ajudar na gestão, criando um display organizado e atualizado em tempo real, indicando o andamento das tarefas.
Assim, podemos dizer que o workflow é uma espécie dentro do gênero “gestão de processos” (ou BPM). É uma das muitas ferramentas que podemos conjugar para melhorar a fluidez dos processos de negócio dentro da empresa.
Em uma analogia simples, é como se o workflow fosse o motor de um barco chamado BPM. Para navegarmos até o nosso destino com esse barco, precisamos de um ou mais motores, além de uma série de outras peças fundamentais, como a proa, a popa, o mastro, o leme etc.
Além dos workflows, as estratégias de BPM das empresas geralmente incluem softwares de BPA (análise de processos); BRM (motores de regras de negócio); BAM (monitoramento de processos de negócio); gerenciamento de conteúdo, entre outros.
Por ser uma solução mais pontual, ele tem uma flexibilidade maior, já que não exige uma longa fase de implementação e testes. No entanto, ele pode e deve ser integrado com outros workflows e outras tecnologias por meio da estratégia de BPM da organização.
Para encerrar o artigo, vale reforçar a ideia de que BPM e workflow não excluem um ao outro. Muito pelo contrário! Os dois funcionam de forma integrada, de modo complementar.
E aí gostou deste artigo? Então, confira agora mesmo o nosso post que fala tudo sobre como colocar sua estratégia de onboarding em prática com workflows!
