Veja como fazer um comunicado para clientes de forma direta e sem falhas

A comunicação com os clientes nem sempre é a tarefa mais fácil. Por essa razão, a recomendação mais frequente é sempre manter um planejamento para esse tipo de ação, a fim de evitar erros previsíveis. Assim, há algumas etapas que devem seguidas para tornar a comunicação mais eficaz e objetiva, e quando elas são colocadas em prática, os clientes se sentem mais à vontade ao receber os comunicados.

É comum que as equipes de atendimento das empresas, em alguns momentos, tenham dificuldade para entrar em contato com os clientes. Para solucionar esses problemas, o indicado é fazer treinamentos periódicos para aprimorar o desempenho de toda a equipe.

Elaboramos este post a fim de esclarecer como fazer um comunicado para clientes. Aproveite as nossas dicas e boa leitura!

Como fazer um comunicado para clientes?

Já sabemos que, para atingir seus objetivos, a comunicação deve ser coerente e de fácil compreensão. Para isso acontecer, devemos sempre ouvir o que os clientes têm a dizer, seja no momento da compra ou no pós-venda. Esse é o jeito certo de entender como está sendo e como foi a experiência do cliente. Após esses contatos com os clientes, é possível atendê-los da melhor maneira possível.

Outra informação importante é utilizar o vocabulário adequado, que seja condizente com os valores da sua empresa. Assim, evite o uso de gírias e expressões informais durante a comunicação com a clientela. Cada vez mais os clientes estão prestando atenção na maneira como estão sendo atendidos. Por essa razão, utilize uma linguagem um pouco mais formal e mantenha o tom profissional.

Como evitar falhas no processo de elaboração de uma comunicação?

Toda empresa que deseja prestar um bom atendimento precisa ter uma variedade de canais de atendimento, como e-mail, redes sociais e chat. Entretanto, muitos profissionais não sabem como fazer um comunicado para clientes. Uma das primeiras etapas para criar uma comunicação coesa é reunindo somente as informações principais.

Deixe quaisquer informações desnecessárias fora do comunicado. Utilize fontes, cores e imagens de forma consciente, ou seja, sem atrapalhar a leitura do cliente. Sempre revise o conteúdo para localizar possíveis erros gramaticais ou mesmo ambiguidades que estejam afetando a compreensão da clientela. Por último, mas não menos importante, é fundamental elaborar a comunicação visando um canal específico, geralmente o e-mail.

Como a tecnologia pode auxiliar nesse procedimento?

Colocar todas as obrigações de criar uma comunicação como dever dos funcionários pode ser trabalhoso. Além disso, eles podem cometer alguns equívocos que podem passar despercebidos. É justamente por isso que as empresas estão adotando os softwares inteligentes da Vórtice. Você conhece o Vórtice CRM? Esse software é ideal para ajudar no relacionamento e na fidelização de clientes.

Essas dicas de comunicação são valiosas, então não deixe de implementá-las ao seu negócio. Agora que você já sabe como fazer um comunicado para clientes, não pode continuar cometendo erros. Tente sempre criar um diálogo objetivo, coerente e sem delongas para que os clientes consigam entender perfeitamente tudo o que era necessário. Lembre-se de incluir soluções tecnológicas para auxiliar nesses processos.

Gostou do texto? Agora que já terminou a leitura, entre em contato com a Vórtice! Você vai se surpreender com as soluções que temos a oferecer para o seu negócio.