Como fazer mapeamento de processos de forma eficiente? Descubra!

O dia a dia de uma empresa é composto por inúmeras tarefas, e gerenciá-las bem é a chave para ter mais eficiência e resultados acima da média. Para isso, todo gestor se beneficia ao saber como fazer mapeamento de processos, visto que organizar e padronizar o trabalho das equipes é essencial para a produtividade, bem como para conseguir identificar fontes de problemas, erros, desperdícios e gastos excessivos.

Para que sua organização tenha um bom desempenho no mercado e seja verdadeiramente competitiva, vale a pena investir em melhorias para criar uma estrutura organizacional mais inteligente e fluida. Com este post, você vai aprender a como fazer mapeamento de processos e simplificar as rotinas no seu negócio. Continue lendo para saber mais!

Identifique os problemas

O que leva muitas empresas a querer repensar seus processos é justamente a existência de alguns pontos de dificuldade, assim como outros que precisam de melhorias e correções. Antes de começar o mapeamento, é sempre bom fazer uma reflexão honesta sobre um procedimento. Você pode se questionar, por exemplo:

• como ele contribui para a satisfação do cliente?
• ele entrega valor ao produto final?
• seus impactos na cadeia são positivos ou negativos?
• o processo é conduzido de forma a explorar todo seu potencial?

Faça um brainstorm

Neste momento, após a reflexão sobre os problemas, faça um levantamento detalhado sobre o que compõe cada processo. Aqui, vale reunir toda a equipe e listar todos os elementos para garantir que nada seja esquecido. É essencial elencar, entre outros itens:

• atividades;
• colaboradores e os responsáveis por etapa;
• recursos e materiais;
• fornecedores;
• prazos e metas;
• indicadores e riscos.

Crie um mapa para o processo

Uma vez feitas as análises, uma parte fundamental de como fazer mapeamento de processos com eficiência é justamente colocar a mão na massa e elaborar um fluxograma para os procedimentos. Ele funciona como um roteiro, um mapa que orienta as equipes sobre a sequência de cada atividade e como elas se conectam. Por isso, é importante que ele seja bem claro e visual, para que possa ser compreendido rapidamente por qualquer colaborador. Use símbolos e legendas intuitivas para facilitar a visualização. Algumas sugestões de ícones são:

• setas: servem para indicar a direção do fluxo de trabalho;
• retângulos: escreva dentro deles as ações que devem ser feitas em cada etapa;
• formas ovais: apontam o início de um processo ou um ponto de mudança;
• losangos: podem ser usados para representar um momento no qual é preciso tomar uma decisão ou que uma escolha entre um caminho e outro deve ser feita.

Treine a equipe

Apresente o novo fluxograma para a equipe e faça treinamentos para que as pessoas aprendam a desempenhar as novas atividades. Explique as principais mudanças e seus benefícios. Além disso, certifique-se de abrir espaço para que os colaboradores possam tirar dúvidas e fazer sugestões.

Aplique o mapeamento

Avalie o funcionamento e a eficiência do seu fluxograma na prática, aplicando o mapeamento. Somente dessa forma você entenderá o que de fato entrega valor, o que precisa de ajustes e também se sua equipe ainda precisa de capacitação para lidar com as mudanças.

Para tal, você precisa acompanhar resultados de perto e monitorar as entregas com indicadores bem definidos. Isso é essencial para verificar se o mapeamento trouxe bons frutos ou se ainda precisa de muitas melhorias.

Agora que você já sabe como fazer mapeamento de processos de modo mais efetivo, está pronto para colocar esses aprendizados em prática e revolucionar as rotinas da sua empresa. Investir na padronização de procedimentos rende muitas vantagens para os resultados e para a performance de um negócio. Com essa iniciativa, você perceberá uma economia de tempo e recursos, graças à redução de erros e de desperdícios, e também sentirá um avanço na comunicação entre as pessoas e na produtividade!

Se você se interessa por gestão de processos, achamos que vai gostar de conhecer o método PDCA. Continue em nosso blog e confira um post completo sobre esse conceito!