Qual é a importância de mapear processos? Entenda aqui!
Enxergar um conjunto de ações de maneira processual é torná-las mais claras para você. E mapear processos é uma vantagem estratégica, já que aumenta sua visão de todo na tomada de decisão e melhora a gestão das prioridades do negócio.
Assim, criar um mapa dos seus processos significa dar um passo rumo à profissionalização do seu setor. É por meio dele que a complexa teia de relações interdependentes que marca a rotina da empresa se transforma em um fluxo claro.
Veja, abaixo, as vantagens de mapear processos e como fazer isso, levando em conta algumas dicas que preparamos para você!
Quais são as vantagens de mapear processos?
Como explicado, os processos são métodos de organização de causa e efeito das ações diárias de uma empresa, cuja estrutura é interdependente. Ou seja, em diversos momentos, uma etapa deve ser satisfeita para que as outras comecem, o que demanda certa sincronicidade.
Sendo assim, o mapeamento evita que você tenha que tomar decisões o tempo todo, e cria uma espinha dorsal repetível, que os membros do time devem apenas se preocupar em reproduzir.
Se você tem diversas tarefas a resolver, mas se vê constantemente às voltas com perguntas de colaboradores sobre os próximos passos, pode ser que esteja faltando um mapa de processos.
Como mapear processos na sua empresa?
Abaixo, enumeramos aquelas que, na nossa opinião, são as etapas básicas para construir seu próprio mapeamento. Acompanhe!
Defina objetivos
Um fluxo como esse é composto por tarefas, prazos e pessoas que serão envolvidas. Assim, o primeiro passo é definir os objetivos do processo, as datas de entrega de cada etapa e atribuir essas etapas a cada colaborador.
Isso deve ser feito conjuntamente. Envolvendo todos os funcionários desde o início, você divide com eles a responsabilidade pelas decisões e torna o processo claro.
Entenda os componentes do processo
Do ponto de vista da teoria da Administração, todo processo é constituído de entrada (input), transformação e saída (output). Assim, em uma indústria, por exemplo, receber a matéria-prima constitui a entrada, e o produto final, a saída.
Mas o resultado de um processo não precisa ser necessariamente um produto. Quando esse não é o caso, você tem mais dificuldades de definir essas etapas. No entanto, não deixe de fazê-lo!
Identifique as saídas do processo
As saídas de um processo, na maior parte das vezes, são a entrada de outros e assim por diante. Consequentemente, atrasos na entrega final costumam estar atrelados a gargalos nessas saídas.
Esta é uma grande vantagem de mapear: você pode passar vista em todas as saídas e identificar muito mais rapidamente onde o problema aconteceu.
Esteja atento aos clientes
As opiniões e o comportamento do consumidor podem e devem ser utilizados para modificar o mapeamento de processos. Então, esteja atento ao que seus clientes atuais e potenciais têm a dizer sobre a sua entrega.
Use um sistema BI
O Business Intelligence é o processo de coletar, organizar, armazenar e monitorar informações. Ao gerenciar processos complexos, esse sistema atua organizando os números e dados relativos às entradas e saídas, por exemplo.
Isso evita desperdícios e economiza o tempo dos gestores, que não precisam se preocupar em lidar manualmente com números fundamentais para o setor.
Se seguir essas dicas e mapear processos da sua empresa, você notará grandes diferenças na organização das tarefas, além de gastar cada vez menos tempo com elas. Comece seu mapeamento agora mesmo!
E se você ainda duvida dos resultados de práticas como a gestão e o mapeamento de processos, leia nosso artigo que aborda esses temas de maneira didática!
