Como colocar sua estratégia de Onboarding em prática com Workflows

Em um cenário no qual as empresas precisam dedicar esforço para contratar e reter talentos, uma estratégia que incorpore a gestão de onboarding com workflows faz grande diferença na competitividade.

Isso é algo especialmente importante em um mercado como o nosso, onde não existem profissionais qualificados em número suficiente para suprir a demanda. Conseguir contratá-los não é fácil e, mesmo assim, é apenas parte do desafio. Uma vez que eles aceitam a oferta de trabalho, poucas empresas estão realmente preparadas para recebê-los.

Além de potencializar a retenção de talentos, o apoio de workflows ajuda a replicar as melhores práticas entre os membros da equipe, diminui os custos de contratação e treinamento e, como resultado, aumenta a competitividade. Para entender melhor como esses benefícios são alcançados, basta continuar com a leitura.

O que é o onboarding?

Onboarding é o processo de integração de novos colaboradores ao trabalho e o termo pode ser entendido como “subindo a bordo”. Caracteriza-se como um programa que é estruturado visando ao perfeito alinhamento entre as expectativas dos novos integrantes e os objetivos da empresa.

Em outras palavras, é um modelo sistematizado de ambientação dos novos colaboradores. Sendo assim, é esperado que ele seja aplicado com base em uma estratégia de endomarketing — que é o marketing voltado para dentro da empresa e visa a cativar e engajar a equipe, o que é alcançado ao atender às necessidades e desejos dos seus integrantes com uma política de relacionamento interno.

O que é workflow?

Mas e se, além de um processo de onboarding estruturado com etapas perfeitamente definidas e funcionais, fosse possível automatizar sua aplicação? É aí que entra o workflow, cujo significado é: fluxo de trabalho.

O conceito se traduz por uma sequência de passos elaborados para automatizar processos, tornando-os mais efetivos e padronizados. Dessa maneira, é possível estabelecer mais facilmente regras definidas de procedimentos. Elas permitem que o padrão estabelecido possa ser transmitido de pessoa para pessoa — algo essencial para o perfeito funcionamento do onboarding.

Por que aliar onboarding a um workflow?

As contratações demandam um período de adaptação até que os novos colaboradores possam operar com o nível de produtividade desejado. Considerando que, como já mencionamos, os custos de recrutamento e treinamento são altos, eles poderão nunca ser recuperados se o atrito gerado nesse período inicial ocasionar erros que levem à saída do contratado.

A automação do processo oferece alternativa eficaz para minimizar esse atrito inicial — mesmo para empresas que já atuam com um modelo de contratação mais elaborado. O uso de ferramentas que gerenciam o fluxo de trabalho cria uma experiência mais rica e estimulante na aclimatação dos colaboradores. Com isso, há impacto direto na produtividade e na diminuição da rotatividade, além de outros benefícios, quando essas ferramentas operam integradas com CRM, por exemplo.

Ainda mais com uma legislação complexa como a nossa, que exige o cumprimento de uma série de exigências e procedimentos legais, é praticamente impossível acompanhar todos os detalhes sem que ocorram imprevistos. Mesmo que todas as etapas sejam cumpridas em conformidade com as exigências, o processo é desgastante e desestimulante.

Autonomia dos novos colaboradores

Quando alguém inicia em um novo trabalho, fica bastante dependente dos líderes e colegas. Eles não sabem onde “as coisas” estão guardadas, como podem usar as dependências da empresa, devido ao desconhecimento dos hábitos internos e, dependendo do caso, nem são informados sobre procedimentos de segurança em caso de acidentes.

Mas, principalmente os mais qualificados sentem-se desconfortáveis ao saírem de um ambiente onde tinham o conhecimento necessário da rotina para cumprir suas tarefas e, no período inicial do novo contrato, trabalham com sua produtividade limitada. Ao final do dia, é possível que sintam o impulso de publicar aquele gif do John Travolta perdido com o casaco na mão.

A automatização aliada ao processo de ambientação garante uma autonomia empolgante para quem já viveu esse desconforto — descrito aqui com certa dramaticidade. Isso ocorre porque os procedimentos estão definidos, podem ser acompanhados, são compreensíveis e têm menor dependência de autorizações dos líderes. Principalmente para questões banais, que podem até mesmo prejudicar a produtividade do líder.

O processo fica tão eficiente que é esperado que a automação seja incorporada a outros procedimentos do departamento de gestão de pessoas, como justificativas de ausência e relatórios de despesas. Para que o modelo fique mais claro, no próximo tópico, vamos descrever detalhes sobre como usar um software para gerenciar seu processo.

Como é o processo de onboarding com workflows?

O processo de onboarding começa muito antes de o profissional ser contratado e segue por alguns meses depois que ele inicia. É preciso criar uma lista de procedimentos e tarefas relativas a cada contratação de forma personalizada — já que áreas e cargos diferentes possuem outras demandas.

Depois disso, o processo deve ser dividido em fases dispostas em ordem cronológica. Esse escopo vai permitir acompanhar o status de cada colaborador — da mesma forma que fazemos com o acompanhamento da jornada de compra de um cliente usando um CRM, por exemplo.

Cada tarefa precisa ser atribuída a um responsável e todos os envolvidos precisam ser avisados sobre ela no prazo devido. Obviamente, não basta uma lista em tópicos. É preciso que ela contenha uma descrição detalhada dos procedimentos que envolvem a tarefa, de forma que ela possa ser executada com autonomia.

Além disso, também é necessário avaliar o processo no momento de seu término. Essa ação é especialmente importante para aprimorá-lo, o que deve ser um objetivo constante. De modo geral, ao adotar essa estratégia, você vai notar uma drástica diminuição de problemas gerados por falta de informação da equipe. 

Afinal, muitas vezes, os colaboradores não cumprem o esperado por não saberem de detalhes simples. De fato, sem um processo estruturado — em que a integração do colaborador ocorre de acordo com a disponibilidade do líder e colegas —, fatalmente, alguns detalhes ficarão perdidos.

Antes de terminar, vale mencionar que, para que você possa implantar um bom modelo de onboarding com workflows, o ideal é partir de um levantamento. Se puder identificar onde estão os maiores gargalos, ou seja, quais problemas ocorrem no processo de integração de novos colaboradores, vai poder concentrar seus esforços nas prioridades e na continuidade, aprimorando e ampliando o programa.

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