5 benefícios dos softwares de gestão de processos e workflow

A integração da tecnologia ao cotidiano das empresas já é uma realidade para boa parte dos negócios. Nesse caso, o uso de um software de workflow para gestão de processos se destaca devido à sua atuação altamente estratégica, já que processos melhores levam a resultados mais interessantes para os negócios.

Mesmo assim, muitos gestores ainda têm dúvidas se essa é, realmente, uma solução adequada para a empresa. Para te ajudar a sanar de uma vez por todas essas dúvidas, separamos a seguir 5 benefícios que esses sistemas podem trazer para a sua empresa e o que levar em consideração na hora de escolher um software de workflow. Acompanhe a leitura para conferir!

Quais os benefícios que um software de workflow pode proporcionar?

1. Os gastos são monitorados de maneira otimizada

A partir do mapeamento e acompanhamento de cada processo, é possível entender a necessidade de recursos de cada um e identificar possíveis desperdícios financeiros, assim como eliminar tarefas desnecessárias e melhorar a alocação de recursos, o que colabora para que o negócio consiga mais do que economizar.

2. Os softwares de gestão de processos aumentam a produtividade

No geral, softwares de gestão de processos automatizam diversas funções importantes para o negócio. Com o seu uso, é possível, por exemplo, definir com facilidade os processos internos a partir de ferramentas de workflow. Isso diminui o tempo gasto e, consequentemente, melhora os resultados.

O monitoramento de processos também é mais simples graças ao ganho de visibilidade sobre o negócio. Com ele, é possível ter uma visão sistêmica dos processos internos, o que diminui a demora na tomada de decisão e aumenta a produtividade da equipe.

3. Os erros são reduzidos

O ganho de produtividade com o uso dessa ferramenta também está relacionado à diminuição de erros. A automação de tarefas burocráticas e a mínima interferência humana permitem que os processos se tornem menos suscetíveis a falhas.

Isso gera mais confiabilidade sobre os dados no momento de tomar determinadas decisões. Além disso, a necessidade de retrabalhos se torna bem menor, o que leva a equipe a ter mais tempo para tarefas estratégicas.

4. Os fornecedores escolhidos são melhores

Um dos processos mapeados por um software do tipo se relaciona ao fornecimento. Com esse recurso, é possível ter à mão todos os fornecedores do negócio, suas características e outras questões relevantes.

A partir de uma análise periódica dessas informações, é possível para encontrar oportunidades de renegociação de contratos ou mesmo de mudança de fornecedores. Isso não apenas permite que o negócio economize, mas que ganhe em qualidade ao conseguir maior flexibilidade, condições vantajosas ou produtos melhores.

5. O fluxo de informações internas fica mais adequado

Ao utilizar um software desse tipo, há uma grande vantagem envolvida: a centralização de informações. Se antes cada processo tinha seus dados espalhados e compartimentados, com essa solução é possível concentrar as informações.

Além da visibilidade, isso ainda permite um acesso mais fácil à informação, favorecendo, assim, a comunicação interna. Um fluxo maior de informações permite que todos se tornem cientes das situações nas quais os processos se encontram, o que permite mais engajamento para a conquista de resultados.

Como escolher um bom software de workflow?

Agora que você conhece os principais benefícios que esse tipo de ferramenta pode proporcionar, mostraremos o que considerar na hora de escolher o software de workflow ideal.

1. Priorize a segurança de dados

Antes de tomar a decisão definitiva de escolher um software de gestão de processos e workflow, é imprescindível ter como parâmetro a segurança dos dados que serão tratados, pois se tratam de informações confidenciais, que exigem sigilo total e que somente pessoas autorizadas possam acessá-las.

Sendo assim, é fundamental se certificar de que o sistema escolhido oferece garantia de proteção para o uso cotidiano na empresa. Contate a desenvolvedora para saber quais são os recursos e tecnologias de segurança utilizados pelo software.

Além disso, preze pela clareza, concisão e transparência nesses dados, pois somente dessa forma as informações da empresa estarão devidamente protegidas.

2. Avalie as necessidades do estabelecimento

Antes de tomar a decisão de escolher um software de workflow, é muito importante avaliar as reais necessidades do negócio. Ou seja, os problemas que precisarão ser resolvidos no cotidiano da empresa. É a partir desse conjunto de informações que a procura pelo sistema mais adequado deve acontecer.

Escolha uma ferramenta que ofereça soluções para as principais dificuldades da empresa. Você precisa de um programa simples, completo e de alta confiabilidade.

3. Dê atenção à estrutura necessária para implementação do software

Conhecer a estrutura técnica necessária para que o programa funcione corretamente é muito importante para que a empresa usufrua de todos os seus recursos.

Para isso, também é importante que a organização conte com as ferramentas para sua instalação, como uma conexão de banda larga robusta, links próprios, computadores e todo tipo de equipamento que deva integrar o sistema.

Durante as suas pesquisas para escolher o melhor software de gestão de processos e workflow, certifique-se de que a empresa tem toda a estrutura necessária para rodar o programa. Você pode pedir um orçamento à desenvolvedora para ter uma noção mais ampla sobre os itens necessários e quanto precisará investir.

4. Avalie a relação custo-benefício

Por falar em investimento, outro aspecto importante a ser considerado neste processo é a análise da relação custo-benefício que o software oferecerá.

Coloque em perspectiva os custos exatos dessa aquisição, incluindo despesas envolvidas na contratação e instalação do programa, além dos investimentos para adquirir todas as ferramentas que devem acompanhá-lo. Em seguida, destaque os problemas e necessidades que serão encerrados com o uso do sistema de workflow. A partir desse balanço, você poderá fazer a escolha com maior custo-benefício.

5. Adote um sistema de workflow responsivo

Não é nenhuma novidade que o uso de dispositivos móveis — smartphones e tablets — cresce a cada dia, e isso tem evidenciado a necessidade de adaptação das plataformas para além do tradicional desktop.

Isso significa que as páginas e os sistemas não podem perder as suas configurações e usabilidade para usuários que usam o mobile, ou seja, eles precisam ser responsivos. Essa característica torna o acesso ao sistema mais fácil e prático, já que depende exclusivamente dos computadores.

Como você pôde conferir, um software de workflow permite que os negócios se tornem mais controlados, produtivos e com uma melhor comunicação. Isso mostra que o investimento em tecnologia na gestão de processos ajuda na tomada de decisões estratégicas e no destaque da empresa frente ao mercado.

Se a automação de processos internos for uma prioridade na sua empresa, entre em contato conosco e conheça as nossas soluções.